Наши советы. Что такое инвентаризация и зачем её проводят? Отличие ревизионной комиссии от инвентаризационной

Инвентаризация – обязательное мероприятие, задачей которого является определение соответствия данных учета фирмы реальной ситуации. В ходе данного мероприятия проверяют и документально подтверждают наличие имущества фирмы и ее обязательств, их состояние и оценку. Результаты процедуры обеспечивают достоверность данных учета и отчетности фирмы.

Проведение инвентаризации является обязанностью каждого хозяйствующего субъекта.

Проверка правильности ведения учета фирмы обязательна при следующих условиях:

  • при смене лиц, ответственных за ценности;
  • до составления годовой бухгалтерской отчетности;
  • при обнаружении хищения, порчи имущества или злоупотребления;
  • при ликвидации фирмы, реорганизации;
  • при стихийном бедствии, пожаре или других ЧП;
  • в иных случаях по законодательству.

Проверки осуществляются комиссией в составе представителей администрации, работников бухгалтерии, других специалистов (к примеру, инженеров или экономистов). Члены комиссии проверяют все имущество фирмы, в том числе арендованное имущество или взятое на хранение, а также ценности, не учтенные по каким-то причинам.

Руководитель компании выписывает приказ на проведение проверки (форма № ИНВ-22) и передает его комиссии. Приказ конкретизируется порядок проверки, указывает объекты, которые ей подлежат, определяет сроки проведения, причину, состав комиссии и другие сведения.

Инвентаризация имущества и основных средств фирмы осуществляется по определенным правилам.

До начала процедуры необходимо убедиться:

  • в наличии и правильном заполнении инвентарных книг, инвентарных карточек и иных регистров учета;
  • в наличии технической документации;
  • в наличии документов по ОС, сданным или принятым фирмой в аренду и на хранение.

При отсутствии документов, необходимо их получение и правильное оформление.Комиссия осматривает объекты основных средств фирмы, записывает в описи их наименования, номера, назначение, эксплуатационные и технические характеристики. При учете недвижимости фирмы комиссия проверяет состояние документов, подтверждающих их нахождение в собственности фирмы. Наличие документов необходимо и на объекты природных ресурсов (водоемы, земельные участки и др.). Выявленные ошибки в учете средств фиксируют в инвентаризационной описи. Туда же включаются данные об объектах, не принятых на учет. Наименования основных средств фирмы вносятся в описи в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергался реконструкции, восстановлению или переоборудованию из-за чего изменилось его прямое назначение, то наименование, вносимое в опись должно соответствовать новому назначению.

Если выявлено отсутствие отражения в учете частичной ликвидации строений или же капитальных работ, сумму снижения или увеличения их балансовой стоимости указывают в описи.Не пригодные к использованию, без возможности восстановления основные средства заносятся в особую опись, где указывают причины такого состояния (полный износ, порча и т. д.). ОС в аренде и на ответственном хранении в фирме также записывают в особую опись. Основные средства, зафиксированные в процессе проверки, учитывают по текущей рыночной стоимости, которую затем включают во внереализационные доходы. Обнаруженная недостача отражается во внереализационных расходах. Если виновник установлен, то при этом одновременно во внереализационных доходах отражают возвращенную недостачу.

Ревизия основных средств может проводиться 1 раз в 3 года.Проверка товаров также имеет свои особенности. До ее начала необходимо получение всех приходных и расходных документов по последним операциям или отчетов о движении ТМЦ. Председатель комиссии должен завизировать документы с указанием даты и отметки «до инвентаризации». Это поможет бухгалтерии определить остатки товаров к началу проверки.Обязательная проверка данной группы активов производится в случаях, установленных в законе.

Дополнительные проверки, их количество в году, перечень проверяемых товаров определяется руководителем фирмы.При бригадной (коллективной) материальной ответственности проверка товаров бывает обусловлена сменой бригадира, сменой более 50% состава бригады, или по требованию одного или нескольких ее членов.Ревизию ТМЦ проводят по расположению ценностей в одном помещении и по каждому месту хранения (если один работник ответственен за ценности, хранимые в разных изолированных помещениях).

После проверки вход в место хранения ТМЦ опломбировывается и находится закрытым до окончания процедуры. При поступлении товаров во время проверки, они принимаются в присутствии комиссии и записываются в особую опись. На приходном документе расписывается председатель комиссии (или ее член по поручению председателя), ставится отметка «после инвентаризации» и дается ссылка на опись.При затяжном процессе проверки ТМЦ могут отпускаться со склада в присутствии комиссии и с наличием разрешения главного бухгалтера и руководителя. Товары заносятся в особую опись, в расходных же документах ставится соответствующая отметка и расписывается председатель (или член комиссии).

ТМЦ в пути, отгруженные, не оплаченные в срок учитываются по обоснованности сумм на определенных счетах учета фирмы.Еще до начала проверки лица, ответственные за товары должны дать расписки о сдаче всех необходимых документов в бухгалтерию или комиссии, об оприходовании и списании ценностей. Такие же расписки должны быть получены от лиц, получавших подотчетные суммы на их приобретение.

Фактическое наличие товаров проверяют обмерами, взвешиванием, пересчетом. При большом количестве весовых товаров член комиссии и ответственное лицо ведут отдельные ведомости, итоги которых затем сверяют.В любом случае проверка товаров производится в обязательном присутствии лица, ответственного за них. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена.

При этом инвентаризовать требуется и имущество, не принадлежащее субъекту, но числящееся на его учете. Многообразие видов проверяемых объектов обуславливает особенности инвентаризации. В чем они заключаются?

Общие моменты

Частота инвентаризаций в году, порядок их проведения, объекты проверки определяются руководителем организации. Положение об инвентаризации закрепляется в посредством издания надлежащего приказа.

Кроме того ФЗ №402 предусматривает случаи, когда инвентаризационная проверка обязательна:

  • подготовка к составлению бухгалтерской отчетности за год;
  • реализация имущества либо передача объектов в ;
  • смена ответственных за сохранность имущества лиц;
  • обнаружение фактов кражи, порчи или ненадлежащего использования;
  • структурные изменения организации;
  • чрезвычайные ситуации непреодолимой силы.

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время, по инициативе руководства.

Основанием может становиться факт обмана клиентов, изготовление неучтенной продукции, неучтенные продажи или просто желание проверить компетентность ответственного работника и прочее.

Ответственной за проведение инвентаризации является специальная комиссия из не менее чем трех человек. Назначается она и является постоянно действующей.

При необходимости в комиссионный состав могут включаться специалисты узкой направленности. Присутствие всех членов комиссии при проведении проверки непреложно, иначе итоги не могут признаваться действительными.

Еще одно неукоснительное требование – это присутствие при инвентаризации ответственного материально лица.

Что это такое

Инвентаризация это процедура проверки фактического наличия имущественных ценностей и состояния имеющихся финансовых обязательств на предопределенную дату.

При этом фактические показатели сравниваются с данными бухучета, что позволяет обнаружить расхождения. С помощью инвентаризации обеспечивается контроль над сохранностью имущества организации.

Инвентаризация бывает разных видов, что зависит от разных факторов. Так по периодичности осуществления различают инвентаризацию:

Плановую Проверка выполняется согласно заранее утвержденному графику. Таковой является и обязательная инвентаризация перед подготовкой годового отчета
Внеплановую (внезапную) Проводиться таковая может как по утвержденному секретному графику руководителя, так и в любой момент времени при наличии весомой причины. Главное условие ее это внезапность для материально ответственного лица. Таким способом чаще всего проверяется добросовестность и компетентность работника. Также внеплановая проверка может выполняться при возникновении случаев, когда инвентаризация становится обязательной в силу обстоятельств. Инициатива такой проверки может исходить и от сотрудников

Отличается инвентаризационная проверка и по объему охвата имущества. Например, инвентаризация может быть:

Упомянуть стоит и инвентаризационную комиссию. В основном приказом руководств назначается постоянная комиссия, которая проводит абсолютно все виды инвентаризаций, включая и контрольные проверки в межинвентаризационные периоды.

Иногда при большом объеме инвентаризации дополнительно могут назначаться рабочие комиссии, что позволяет одновременно повести проверку при большом объеме имущества или территориальной его разобщенности.

Например, сплошная проверка всех структурных подразделений. В отдельных случаях назначается разовая комиссия, чья деятельность продолжается лишь в течение определенной поверки.

С какой целью проводится

Главные цели любой инвентаризации это:

  • сверка фактического количества имущества с учетными показателями;
  • выявление неучтенных объектов;
  • установление реального количества использованных в производстве материалов;
  • обнаружение недостач и излишков;
  • проверка правил эксплуатации имущества и ведения первичного учета.

Осуществляется инвентаризация такими методами как:

  • пересчет;
  • измерение;
  • взвешивание.

Объекты проверки инвентаризуются по месту своего непосредственного местонахождения. Дополнительной целью инвентаризации становится выявление испорченных товаров, продукции с истекшим сроком годности, не пригодных к эксплуатации объектов.

Основными требованиями к инвентаризационной проверке являются:

  • внезапность для ответственных материально лиц;
  • проведение проверки утвержденной комиссией;
  • непрерывность;
  • обязательное присутствие ответственных лиц.

Действующая нормативная база

Инвентаризационный порядок регламентируются базой документов, состоящей из:

  • постановлений и приказов, утвержденных Минфином РФ;
  • бухгалтерских положений;
  • локальных внутренних актов субъекта.

Так порядок проверки регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации …» ().

Необходимость инвентаризации определяет (в прежней редакции ). Вопросы, не урегулированные законодательно, могут уточняться в локальных актах в составе учетной политики организации.

Руководитель разрабатывает регламент инвентаризации, образец которого являют собой Методические указания, но создается образец с учетом направленности деятельности и важных аспектов.

Документальное оформление итогов инвентаризации осуществляется посредством унифицированных форм. Таковые утверждены .

Инвентаризация на предприятии

Суть инвентаризационной проверки заключается в полном пересчитывании проверяемых объектов и сверке их с учетными показателями. Ценности пересчитываются в порядке их расположения.

Недопустимо проводить подсчет по последовательности описи, это препятствует выявлению излишков имущества, какое в учете числится по нулевым остаткам.

Учтенные по массе материалы перевешиваются, по длине и объему – измеряются. Отдельные виды имущества могут инвентаризоваться посредством нормативов относительно перевода объема в весовые единицы, например, сельхозпродукция.

Ценности, хранящиеся в неповрежденной упаковке, могут проверяться выборочно, но если надпись на упаковке и содержимое не соответствуют, то вскрываются все упаковки для полного пересчета.

Денежная наличность и ценные бумаги считаются полистно. Целесообразным считается включение в условия, о запрете хранения личных вещей на рабочем месте.

В процессе проверки данные заносятся в инвентаризационные описи. Таковые могут создаваться бухгалтером заранее с указанием учетных остатков. Категорически не допустимо внесение фактических показателей без пересчета, к примеру, со слов работника.

В помещение проверки закрывается доступ посторонних лиц. На время перерывов помещение с ценностями опечатывается, а инвентаризационная документация сохраняется в сейфе.

Общая инструкция

Общая схема инвентаризации, какую определяет Приказ 49, об инвентаризации имущества, выглядит следующим образом:

Руководителем предприятия издается приказ о проведении инвентаризации В документе указываются сроки процедуры, ее порядок, виды имущества, состав комиссии
Перед проверкой ценности Сортируются по отличительным признакам, если в этом есть необходимость
Инвентаризуемое имущество пересчитывается И данные заносятся в
Осуществляется сверка Фактических и учетных значений
Определяются итоги проверки Что подтверждается составлением инвентаризационной ведомости
утверждается руководителем И осуществляются мероприятия по выправлению бухучета и привлечению к ответственности виновных лиц, при наличии таковых
Отчетная документация по инвентаризации Передается на архивное хранение

Что значит независимая

Проведение инвентаризации способствует подтверждению учетных данных. Но иногда проверка осуществляется заинтересованными лицами.

Особенно это актуально для небольших организаций, когда большинство сотрудников поддерживает приятельские отношения.

В такой ситуации данные проверки могут быть подкорректированы, при подсчете указываются превышения показателей с целью сокрытия расхождений.

В целях обеспечения абсолютной объективности инвентаризации целесообразной является независимая проверка. Проводится таковая привлеченными экспертами.

Можно воспользоваться услугами специализированных компаний. Выгода такого привлечение очевидна, обеспечивается:

  • отсутствие личной заинтересованности проверяющих;
  • исключение некомпетентности комиссии;
  • обнаружение фиктивной документации;
  • проведение проверки в кратчайшие сроки на высоком профессиональном уровне.

Допускается проводить независимую инвентаризацию любого вида. Дополнительным бонусом становится оптимизация временных и материальных затрат.

Нет необходимости отрывать от обычной деятельности сотрудников и оплачивать их дополнительное рабочее время.

Производственная деятельность может осуществляться по обычному графику, если это не препятствует пересчету. Все результаты независимой проверки остаются строго конфиденциальными и доступны только ответственным представителям организации.

Незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства объектами проверки становятся:

  • продукция неполной готовности;
  • не комплектная продукция;
  • остатки от вспомогательного производства.

В процессе проверки определяется фактическое наличие незаконченных изделий посредством подсчета, перемеривания, перевешивания. Также устанавливается действительная комплектность и определяется остаток незавершенного производства.

Целью проверки становится определение суммы, какую подлежит отобразить в «Расходах будущих периодов». При этом выявляются средства, которые следует причислить к издержкам обращения.

Точное установление остатка незавершенного производства обеспечивает достоверность расчетов себестоимости производимой продукции. Инвентаризация незавершенного производства проводится ежегодно, перед составлением годового отчета.

Но, исходя от условий и специфики деятельности, такая проверка может выполняться чаще, ежеквартально или ежемесячно. В некоторых случаях проверку проводят ежесменно или по завершении всякой рабочей недели.

При увольнении материально ответственного лица

При заключении с сотрудником договора о материальной ответственности непременно прописывается необходимость инвентаризации при увольнении.

Одновременно с инвентаризацией осуществляется передача материальных ценностей новому работнику. Сроки такой инвентаризации законом точно не определяются.

Основное требование – проведение проверки в течение двух недель с момента . Почему целесообразно совместить проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица и передачу ценностей?

В противном случае придется отдельно осуществлять передачу имущества, что удваивает временные затраты. Относительно передачи ценностей особого порядка не предусмотрено.

Видео: как провести инвентаризацию основных средств

После завершения инвентаризации и составления материальных ценностей ответственное лицо считается уволенным и никаких претензий к нему предъявляться не может.

Часто задаваемые вопросы

Некоторые возникающие по поводу инвентаризации вопросы связаны с ее особенностями относительно специфики деятельности. Также разногласия возникают относительно имущества, не принятого к учету, но фактически используемого организацией.

Нередко инвентаризацию путают с обычной ревизией. Каковы нюансы инвентаризационной проверки?

Предусмотрена ли для забалансовых счетов

Инвентаризоваться с той или иной периодичностью должно все имущество организации. В том числе и то, которое не является собственностью субьекта, но используется им. К примеру, объекты могут быть или переданы на ответственное хранение.

Это обуславливает необходимость инвентаризации имущества, учтенного на забалансовых счетах. Проверяются такие объекты в обычном порядке с составлением отдельной ведомости.

Учет ведется по стоимости, предусмотренной договорами, и прочей сопутствующей документацией. Один экземпляр описи передается непосредственному владельцу имущества, чтобы тот мог сопоставить данные со своим учетом.

Проведение в аптеке

При инвентаризации в аптечном учреждении обязательно присутствие всех работников аптеки, несущих материальную ответственность. В день проверки отпуск лекарств не осуществляется.

Проводиться инвентаризация может как ручным способом при помощи описных листов, так и при помощи сканирования этикеток. Различается два способа инвентаризации аптеки.

В первом – лекарственные средства считаются по алфавиту. При этом часто выявляется недостача, поскольку часть препаратов может сохраняться отдельно или отдельные позиции просто пропускаются.

Более эффективен второй вариант, когда лекарства считаются по полкам. Это позволяет подсчитать все имеющиеся препараты и не допустить «потери» товара.

Чем отличается от ревизии

Ревизия, как и инвентаризация, осуществляется в целях отслеживания движения объектов имущества в организации. И зачастую данные понятия путаются. Отличие заключается, прежде всего, в целях проведения.

Инвентаризация осуществляется с целью выявления расхождений меж фактическими и учетными данными. Ее задача исправить бухгалтерский учет в соответствии с действительным положением.

Ревизия проводится для обнаружения операций, осуществляемых незаконно и безосновательно. То есть исследуется правомерность операций и их соответствие действующим нормативам.

Другое отличие заключено в том, что ревизия всегда проводится внезапно и осуществляют ее внешние контролирующие органы.

Проведение инвентаризации это мероприятие плановое (даже внезапная проверка спланирована руководителем), а проводят его внутренние службы предприятия.

По завершении ревизии составляется акт, где указываются все ошибки, недостатки и злоупотребления со стороны проверяемого субъекта.

Суть инвентаризации понять не сложно, но провести ее правильно можно только при соблюдении всех правил и учете отдельных нюансов.

Малейшее нарушение порядка проведение инвентаризационной проверки может способствовать признанию итогов процедуры недействительными.

Сегодня сложно представить компанию без IT инфраструктуры. Компьютеры имеются у любой организации. И как любое имущество их нужно периодически инвентаризовать. Каковы особенности инвентаризации компьютерной техники?
Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество организации. Но компьютеры довольно существенно…

Учет участков вне зависимости от их назначения – важная процедура, которая должна выполняться периодически.
СодержаниеЧто нужно знать
Особенности проведения процедуры
Чтобы не столкнуться с трудностями, специалист должен знать методику проведения инвентаризации земель.
Что нужно знать
Для обеспечения рационального…

Одна из обязательных для проведения процедур в коммерческих и муниципальных предприятиях является инвентаризация.
Причем она осуществляется не только в отношении различного рода имущества, но также дебиторской, кредиторской задолженностей.
Существует большое количество различных нюансов, связанных с проведением…

В статье будет идти речь о технической инвентаризации. Что это за процесс, какие функции выполняет, и каков порядок проведения – далее.
СодержаниеЧто нужно знать
Техническая инвентаризация объектов недвижимости
Возникающие нюансы
Любое имущество предприятий подлежит описи. Техническая инвентаризация касается объектов…

Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки?
СодержаниеВажные аспекты
Документальное оформление инвентаризации
Когда результаты инвентаризации…

Проведение инвентаризации является требованием обязательным для организаций. Проверяться должно любое имущество субъекта, в том числе и недвижимое. Как инвентаризуются объекты недвижимости?
В процессе своей деятельности любой хозяйствующий субъект сталкивается с необходимостью проведения…

Одно из обязательных условий работы сегодня – ведение отчетной документации в соответствии с установленными законодательством стандартами. Одним из таких документов является бланк инвентаризации.
Процедура должна проводиться различными коммерческими и муниципальными предприятиями, другими учреждениями….

Предприятий, где производство ведется без образования отходов, практически не существует. В той или иной мере утильсырье способствует загрязнению природы. Одним из способов минимизировать ущерб является инвентаризация отходов.
Любое утильсырье, образующееся на территории РФ, подлежит непременной паспортизации. В…

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?
В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью…

В настоящее время существует несколько способов проверки правильности отражения финансово-хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете: аудит, инвентаризация и ревизия. Несмотря на то, что все эти способы предназначены для проверки отражения тех или иных данных в бухучете, данные процессы направлены на различные объекты.

Например, под аудитом понимается комплекс мероприятий, направленных на проверку и выявление ошибок в ведении бухгалтерского учета на предприятии. По итогам аудиторской проверки составляется специальное аудиторское заключение, в котором формулируются выводы о достоверности отражения бухгалтерского (финансового) учета на предприятии. Как правило, аудит производится независимыми специалистами. Объектами аудиторской проверки могут быть не только финансовый учет в предприятии, но также какие-либо продукты производства, качество, экология и технологические процессы.

Более точным и всеобъемлющим способом проверки достоверности финансового учета на предприятии является ревизия. Цель ревизии заключается в проверке отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций предприятия и подтверждении их целесообразности, экономической обоснованности и соответствию действующим законодательным нормам и требованиям. В процессе ревизионной проверки происходит оценка правильности отражения финансово-хозяйственных операций, в том числе движение товарно-материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов согласно регламентированным нормам, правилам и требованиям. Ревизия может быть инициирована руководителем, учредителем предприятия и государственными органами.

Третий способ проверки достоверности отраженных в бухгалтерском учете данных – . Ее задачей является подтверждение фактического наличия всего имущества, принадлежащего предприятию (сырья, материалов, комплектующих, основных, денежных средств и т.п.), данным, отраженным на балансе предприятия по бухгалтерскому учету.

Все мероприятия по инвентаризационному учету имущества предприятия должны производиться в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ Минфин РФ No49 от 13.06.1995 г). Периодичность проведения инвентаризации имущества компании может быть утверждена внутренним документом предприятия, но не реже 1 раза в год.

Отказ или невыполнение ежегодной инвентаризации является причиной для подозрений в неправильности или отсутствии бухучета в компании (согласно НК РФ). Наиболее простой и выгодный способ провести инвентаризацию имущества компании – привлечь сторонние организации, что обеспечит независимость и наибольшую точность результатов.

В данной статье мы рассмотрим: организация проведения ревизии. Разберемся чем отличается ревизия от инвентаризации. Поговорим о понятиях и видах ревизии.

Для чего проводится ревизия, как ее организовать, какие документы следует оформить – сегодня мы ответим на эти и многие другие вопросы, касающиеся ревизии хозяйственной деятельности коммерческой компании.

Ревизия: понятие и виды

Под понятием ревизии подразумевают проверку финансово-экономических и хозяйственных показателей деятельности предприятия. В зависимости от цели проведения проверки ревизия может быть:

  • комплексной. В таком случае проверке подлежат все показатели деятельности организации (доходы, расходы, остатки ТМЦ и ОС, наличность в кассе и т.п.);
  • тематической. Такие проверки проводятся в направлении какой-либо деятельности (например, ревизия наличности в кассе, проверка наличия ТМЦ на складе и т.п.). Тематические ревизии проводятся, как правило, в случае необходимости проверки достоверности фактов хищения, укрытия доходов, фальсификации расходов и т.п.;
  • плановой. Компания вправе проводить регулярные ревизии (как комплексные, так и тематические). Регламент проведения проверок, их периодичность и порядок документирования должен быть закреплен в учетной политике компании;
  • внеплановой. Как правило, внеплановые ревизий проводятся с целью проверки одного из направлений деятельности. В данном случае ревизор не обязан уведомлять проверяемого о ревизии заранее.

Отличие ревизии от инвентаризации

Начинающие бухгалтера часто путают понятия ревизии и инвентаризации. Читайте также статью: → “ ” Для прояснения ситуации разберемся в этих двух понятиях.

Ревизия
Инвентаризация
Понятие
Проверка, осуществляемая с целью получения достоверной информации о показателях деятельности компании Проверка наличия имущества компании и его состояния, а также активов и обязательств фирмы на определенную дату.
Периодичность осуществления
По необходимости. Дата и период проведения ревизии утверждается приказом. Ежегодно на определенную дату, зафиксированную в учетной политике (например, на 01 ноября каждого года), а также в случаях, предусмотренных законодательством (смена МОЛа, главного бухгалтера, руководителя и т.п.).
Оформления результатов
По факту проведения проверки оформляется акт с результатами, в качестве дополнения – рекомендации по устранению существующих проблем, улучшению основных показателей и т.п. По завершению инвентаризации оформляется ведомость с полным перечнем проверяемого имущества, активов, суммами остатков на счетах и т.п. Ведомость утверждается актом инвентаризации.

Как видим, основным отличием между инвентаризацией и ревизией является цель проведения мероприятий. Инвентаризация проводится для контроля наличия и состояния ОС, НМА, прочих активов и обязательств на определенную дату, в то время как цель ревизии – проверка основных показателей компании, а также достоверности фактов хищений и злоупотреблений для дальнейшего их устранения. Кроме того, организации обязаны проводить инвентаризацию не реже 1 раза в год. Периодичность проведения ревизий коммерческими фирмами, их частота не закреплена в положениях законодательных актов, поэтому субъекты хозяйствования вправе проводить контрольные проверки по необходимости или не проводить вообще.

Организация проведения ревизии: пошаговая инструкция и документы

Законодательством не закреплены нормы, согласно которых необходимо проводить ревизии на коммерческих предприятиях. Регламент ревизионной проверки каждая компания разрабатывает самостоятельно, после чего утверждает его в учетной политике, либо издает его отдельным документом в виде Порядка, Положения, Инструкции и т.п. При оформлении Порядка проведения ревизии коммерческие компании, как правило, берут за основы инструкции, применяемые государственными учреждениями, модифицируя документ в соответствие с собственными требованиями и возможностями.

Внутренний документ, регламентирующий порядок проведения ревизии, должен содержать положения, касающиеся:

  • целей и задач проводимых проверок (обеспечение сохранности наличности, контроль состояния учета и достоверности отчетности и т.п.);
  • подготовительных этапов ревизии (составление плана, утверждение ревизионной группы, сбор и анализ данных, касающихся проверяемых показателей);
  • методов, используемых при проведении проверки (документальные, встречные и прочие проверки, их оформление);
  • обязанности и права членов ревизионной группы;
  • подведение итогов ревизии, утверждение ее результатов (формы, используемые для описания результатов проверки, порядок составление ревизионного акта, оформление предложений по устранению нарушений и т.п.).

Если речь идет о Порядке проведения ревизии на коммерческом предприятии, то в данном случае ответственность за составление документа целесообразно возложить на главного бухгалтера, с последующим утверждением Порядка руководителем.

Этап 1. Подготовка к проведению проверки

Проверка деятельности предприятия начинается с ответа на вопрос: «Как подготовить ревизию?». Любая ревизия начинается с издания приказа о ее проведении. В тексте приказа следует указать:

  • график проведения проверки. В данном пункте необходимо указать дату начала проведения ревизии, день ее окончания, а также подробный график ревизионных мероприятий;
  • состав ревизионной комиссии. Если на предприятии имеется специальное подразделение, занимающиеся проверкой деятельности компании (внутренний аудит, мониторинговый отдел и т.п.), то членами ревизионной группы могут быть сотрудники данного подразделения (см. → ). В случае, если на фирме нет специального «проверяющего» отдела, то в ревизионную комиссию могут входить сотрудники других подразделений. Важно соблюдать следующее условия: не могут проводить ревизии сотрудники, которые работают в проверяемом отделе или подразделениях, взаимозависимых с тем, в котором проводится ревизия. Например, сотрудники бухгалтерии не могут проводить ревизию ведения учета и контролировать достоверность отчетности, сотрудники склада не вправе проводить ревизию наличия и состоянию материальных ценностей на кладе, и т.п.;
  • порядок утверждения результатов проверки. В приказе следует указать документы, обязательные для оформления результатов ревизии. Основным документом в данном случае выступает акт результатов ревизии. В приказе также можно предусмотреть дополнительные документы, такие как отчеты с показателями деятельности, в которых обнаружены отклонения или нарушения, а также приложение, в котором ревизор рекомендует действия в целях устранения обнаруженных нарушений.

После издания приказа о проведении ревизии, проверяющие могут приступать к подготовительной работе, которая может содержать следующие действия:

  1. Запрос документов для анализа.
    В зависимости от задач проверки данными документами могут быть отчетность (бухгалтерская или налоговая), результаты предыдущей инвентаризации, ведомости начисления амортизации, отчеты о независимой оценке ОС и НМА, ведомость переоценки, данные об обязательствах компании и т.п.;
  2. Анализ документов.
    Получив необходимые бумаги, ревизоры консолидируют информацию и проводят предварительный анализ деятельности проверяемого подразделения или направления, в котором проводится проверка;
  3. Составления плана ревизии
    . После предварительного анализа документов ревизоры принимают решения о конкретных действиях, которые будут проводиться во время проверки. Данные действия включаются в программу ревизии, которая утверждается руководителем проверяющей группы.

Этап 2. Ревизионные процедуры

После утверждения плана действий проверяющие переходят непосредственно к ревизионным процедурам. Проверка и порядок ее проведения зависит от того, что именно подлежит ревизии. Если речь идет о контроле состояния имущества на складе, то в ходе ревизии проверяющие запрашивают отчетные документы (ведомости инвентаризации, приходные накладные и т.п.). После анализа документов наступает черед непосредственной проверки имущества: член ревизионной группы в присутствии завкладом проверяет наличие имущества, его состояние. Если проверке подлежит большое количество ТМЦ, то ревизор проводит проверку выборочно. Данные о состоянии имущества и его наличии фиксируются в ревизионном акте.

При ревизии наличности в кассе проверяющий предварительно анализирует документы о движении средств и остатках за предыдущие периоды. В день проверки ревизор запрашивает у заведующего кассой:

  • ведомость о движении и остатках денежных средств;
  • кассовую книгу и первичные документы, на основании которых делались записи в книге;
  • приходные и расходные ордера.

В ходе проверки записи в книге сверяются с первичными документами и ордерами, наличность в кассе пересчитывается на соответствие сумме, указанной в ведомости об остатках. Ревизором в организации может выступать бухгалтер (см. → ).

Ревизия хозяйственной деятельности

Отдельно стоит поговорить о ревизии хозяйственной деятельности предприятия. Данное мероприятия может включать себя как комплексную проверку всех финансовых показателей фирмы, так и быть направленной на контроль одного из направлений деятельности компании, в частности::

  • контроль за поступлением и расходованием наличности в кассе, а также безналичных средств на банковских счетах;
  • анализ наличия ОС и ТМЦ, его состояния;
  • ревизия сделок, заключенных с контрагентами.

Пример №1
. В приказе на проведение ревизии хоздеятельности АО «Спартак» указаны следующие мероприятия по сплошной ревизия сделок «Спартака» за прошедший год.

На подготовительном этапе ревизоры проанализировали финансовую отчетность «Спартака» за последние 2 года (отчет о финрезультатах, баланс). На основании проведенного анализа была составлена программа ревизии, в ходе которой проверяющие:

  • запросили копии договоров, заключенных «Спартаком» с контрагентами в течение года, предшествующего ревизии. В пакет запрашиваемых документов также входили копии первичных документов в рамках соглашений (акты, накладные, счета);
  • провели анализ корректности оформления документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей и т.п.);
  • сверили данные, отраженные в учете, с первичными документами;
  • провели контроль лимитов договоров. Сумма оборотов, проведенных в рамках каждого из договоров, была сверена с лимитом, указанном в соглашении;
  • проанализировали цену договоров на предмет соответствия рыночным показателям.

По результатам проведенной проверки не было выявлено каких-либо нарушений, о чем и было указано в акте ревизии.

Этап 3. Оформление результатов

Завершающий этап проведения ревизии – составление акта о ее результатах. В документ следует включить:

  1. Общую информацию о целях ревизии, данные об ответственных лицах проверяемого подразделения;
  2. Список документов, которые были предварительно обработаны ревизионной группой, также бумаги, которые были запрошены и проверены в ходе ревизии;
  3. Описание результатов проверки. В данном пункте необходимо указать выявленные нарушения и злоупотребления, а также ошибки, влияющие на проверяемые показатели и деятельность фирмы в целом. Если в ходе ревизии подлежало несколько направлений деятельности, то результат проверки следует оформлять отдельным пунктом по каждому из направлений (например, отдельно результаты ревизии наличности в кассе, отдельно – проверка сохранности ТМЦ на складе);
  4. Заключение. При отсутствии нарушений, ревизионная группа, в зависимости от направления проверки, подтверждает достоверность данных отчетности, корректность ведения учета, отсутствие злоупотреблений в части подписания контрактов, невыявление фактов растрат денежных средств и т.п. Если нарушения все же были выявлены и описаны в основной части ревизионного акта, то в заключении документа следует сделать выводы о результатах нарушений и злоупотреблений, их влиянии на финансовые показатели компании.

После подписания акта проверки членами ревизионной группы, его подают на ознакомление и подпись начальнику проверяемого подразделений, после чего передают главному бухгалтеру и руководителю компании.

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

  • проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
  • ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации
утверждаются самой организацией (предпринимателем):

  • все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
  • документальное оформление ее результатов;
  • перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют
случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

  • передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
  • в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена ;
  • при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
  • в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
  • при проведении либо компании;
  • перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
  • и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится
:

  • в том же порядке, что и инвентаризация;
  • также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии
будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих . И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой , в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

  • корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
  • ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
  • признается внереализационный налогооблагаемый доход;
  • или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают .

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт
будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

  • на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
  • либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил
:

  • пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
  • либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать
в себе следующие обязательные графы:

  • название самого документа – например, «Акт ревизии»;
  • полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
  • название компании, от лица которой составляется документ;
  • содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
  • денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
  • название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки
, т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия
, в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии
. При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт
всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта
ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

  • либо каждый раз новая нумерация с нового года;
  • или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки
, тогда в документе должно быть отражено одновременно:

  • дата составления, которая соответствует началу ревизии;
  • дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Нюансы составления и содержания

Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в , то в акте ревизии находят обязательное отражение
следующие факты:

  • указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
  • дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые и документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
  • указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
  • проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
  • всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.

Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей
(материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:

  • какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
  • ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
  • материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
  • все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
  • обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
  • итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.

Если проверяется наличие документов
, то такая проверка может касаться:

  • документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
  • документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.

Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные отдельно, отдельно и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).

Проверка достоверности бухгалтерского учета
называется аудитом. Она может проводиться:

  • по желанию собственника компании;
  • или обязательно исходя из требований законодательства РФ.

Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.

Проверка обычно осуществляется:

  • по текущим долгам – в виде , который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
  • по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.

Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.

При проведении ревизии в магазине
акт может составляться:

  • отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
  • либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.

Но удобнее составлять отдельные документы.

Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете: