Наши советы. Как сдаются отчеты в фсс. Расчет формы 4 фсс за 9 месяцев

Представлять отчетные формы в Фонд Соцстрахования в электронной форме страхователи могут добровольно, или в обязательном порядке. Когда предприниматели и организации обязаны отчитываться электронно, в какие сроки, какие технические средства для этого необходимы, как отправить отчет в ФСС — об этом наша статья.

Электронная сдача отчетности в ФСС

Напомним, что в 2017 г. в Фонд Соцстраха сдается расчет по форме 4-ФСС , включающий сведения только по «травматизму» – страхвзносам на обязательное соцстрахование от профзаболеваний и несчастных производственных случаев. Данные о взносах на случай болезни и материнства теперь подаются в ФНС и отражаются в Расчете по страховым взносам .

Отчетность по взносам в ФСС можно сдавать, наряду с налоговой и бухгалтерской отчетностью, в электронном виде, что значительно экономит время и позволяет отчитываться даже в самый последний момент.

Расчет 4-ФСС, начиная с периода 9 месяцев 2017 г., заполняется по обновленной форме (приказ ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 с изм. от 07.06.2017). Для страхователей, у которых прошлогодняя среднесписочная численность работников составила более 25 человек, сдача отчетности в электронном виде является обязательной. При средней численности 25 человек и менее отчетность можно подавать на бумаге. Несоблюдение электронной формы, когда она обязательна, грозит страхователю штрафом.

Срок сдачи отчета в ФСС в электронном виде более длительный, чем на бумаге: до 25 числа следующего месяца после отчетного периода. «Бумажный» 4-ФСС сдается до 20 числа. За 2017 год страхователям нужно отчитаться не позднее 25 января электронно, и 22 января 2018 г. (т.к. 20 января – суббота) – на бумаге.

Сдача отчетности по ТКС – необходимые условия

Передавать отчеты в ФСС можно через шлюз приема отчетности, расположенный ]]>
на портале Фонда ]]>
. Этот ресурс позволяет загружать электронный Расчет 4-ФСС, просматривать и проверять корректность его заполнения, а также получать результаты обработки файла Расчета.

Для подключения к системе сдачи электронной отчетности страхователю нужно выполнить ряд определенных условий:

  • На компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), которое можно приобрести в удостоверяющем центре. Если ранее страхователь заключал договор с представителем удостоверяющего центра (например, для передачи электронной отчетности налогоплательщика в ИФНС), то СКЗИ уже должно быть установлено.
  • Нужно приобрести действующий ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП) с необходимыми для отчетов ФСС полями. Ключ приобретается в доверенных удостоверяющих центрах, список которых указан на сайте ФСС. Чтобы получить электронную подпись для сдачи отчетности, нужно предоставить следующий пакет документов: учредительные документы для юрлиц/паспорт для ИП, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой.
  • Пройти регистрацию и получить расширенные права доступа на портале ФСС для электронной передачи отчетности. Для этого на портале заполняется информация о страхователе и «Заявление о предоставлении прав доступа». Заявление распечатывается, подписывается и отправляется обычной почтой в свое отделение ФСС. Расширенные права доступа предоставляются Фондом через несколько дней.

Для приема Фондом отчетности в электронном виде необходимо установить сертификаты удостоверяющего центра ФСС и уполномоченного лица ФСС. Инструкции о том, как это сделать, можно найти на портале Фонда.

Подготовка и сдача отчетности через ТКС

Когда все перечисленные условия для электронного документооборота выполнены, можно перейти непосредственно к подготовке отчетности. Портал ФСС дает возможность заполнять расчетную ведомость 4-ФСС и выгружать ее в формате XML. Также это можно сделать и в других программах, в функционал которых входит подготовка и отправка в ФСС электронной отчетности (Контур Экстерн, 1С Отчетность и другие).

Порядок действий страхователя после заполнения показателей Расчета следующий:

  • Формируется XML–файл, содержащий все показатели Расчета 4-ФСС, он должен соответствовать действующим форматам (приложения 1 и 2 к приказу ФСС от 12.02.2010 № 19).
  • Проверяется правильность заполнения Расчета 4-ФСС. Контрольные соотношения для проверки, которые нужно применять перед отправкой электронной отчетности Фонда соцстраха, утверждены приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 с изм. от 11.09.2017 (приложение 3).
  • Файл Расчета подписывается ЭЦП страхователя и шифруется согласно требованиям ФСС (приложение 4 к приказу ФСС № 19).
  • Далее файл Расчета 4-ФСС представляется по телекоммуникационным каналам связи для сдачи отчетности (ТКС) на шлюз приема отчетности ФСС.
  • Полученному Соцстрахом файлу присваивается уникальный номер – идентификатор. Файл проходит проверку на соответствие форматам, расшифровывается, проверяется ЭЦП страхователя и соответствие отчетности контрольным соотношениям.
  • После проверки формируется протокол проверки и «Квитанция о получении отчетности». Если были обнаружены несоответствия, то создается «Квитанция о получении расчета с ошибками». Время и дата, указанные в квитанции, являются временем получения Расчета 4-ФСС от страхователя. Если проверка не дала отрицательных результатов, Расчет считается представленным своевременно.

Отчетность не будет принята Фондом, если:

  • Файл не соответствует установленным электронным форматам,
  • ЭЦП страхователя не действует, или была выдана не прошедшим аккредитацию удостоверяющим центром,
  • Отчетность подписана ЭЦП лица, не имеющего на это полномочий.

После устранения ошибок и перечисленных проблем, электронную отчетность нужно отправить повторно.

В 2019 году юридические лица, имеющие работников, должны будут четыре раза отчитаться в Фонд социального страхования — представить форму отчета 4-ФСС по итогам 2018 года, первого квартала, полугодия и девяти месяцев.

Форма 4-ФСС сдается только по взносам от несчастных случаев. По всем остальным видам взносов отчитываться нужно в ФНС по утвержденной форме расчета.

Отчеты в ФСС сдаются по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 07.06.2017 № 275. При составлении отчета в 2019 году следует проверить актуальность бланка.

Скачать бланк отчета 4-ФСС

Сроки сдачи отчета в ФСС

3 месяца бесплатно отправляйте отчеты в ФСС

Попробовать

Формы сдачи отчетности в ФСС

В электронном виде отчет по форме
сдают организации, где среднесписочная численность работников превышает 25 человек. Это же касается и вновь созданных или реорганизованных компаний (п. 15 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовые договора с работниками, также обязаны уплачивать взносы и сдавать отчетность по форме 4-ФСС . Сроки сдачи отчета — те же, что и для организаций.

Обращаем внимание, что если ИП заключил с работником договор гражданско-правового характера, то он не обязан регистрироваться в ФСС, уплачивать взносы и сдавать отчетность.

Штраф за несвоевременную сдачу отчетности в ФСС

При несвоевременной сдаче 4-ФСС организацию могут привлечь к ответственности по ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ . То есть 5 % от суммы взносов, начисленной за последние три месяца отчетного или расчетного периода, за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи расчета. При этом штраф не должен превышать 30 % этой суммы и быть меньше 1 000 рублей.

Кроме этого, за нарушение порядка сдачи отчетности — например, когда численность сотрудников на предприятии больше 25 человек, но отчет сдали в бумажном виде — предусмотрен штраф 200 рублей.

Доверенность на сдачу отчетности в ФСС

Если вы хотите передать право сдавать ваши отчеты в ФСС уполномоченному представителю, вы должны оформить соответствующую доверенность. Образец доверенности можно найти в Приложении А инструкции ФСС .

Как отправить отчет 4-ФСС с первого раза

Перед отправкой отчета, удостоверьтесь, что вы не сделали ошибок. Если вы формируете отчет в системе Контур.Экстерн, то проверка отчетов произойдет автоматически. Экстерн найдет все формальные ошибки, которые чаще всего совершают страхователи, и покажет их. А значит, вам не придется отправлять отчеты повторно.

Согласно данным статистики, 98% отчетов, сформированных в Экстерне, получают положительные протоколы.

Как подготовить отчет 4-ФСС в электронной форме

Сформировать электронный отчет 4-ФСС вы можете в системе Контур.Экстерн: выберите меню «ФСС» > «Создать отчёт».

После этого выберите вид отчета, отчетный период и организацию, за которую нужно сдать отчет и нажмите на кнопку «Создать отчёт». Если отчет начинали заполнять ранее, то по кнопке «Показать отчёт в списке» можно открыть его для редактирования и отправки.

Чтобы подгрузить готовый из вашей бухгалтерской программы, выберите меню «ФСС» > «Загрузить из файла». Загруженный отчет можно просмотреть и при необходимости отредактировать, для это нажмите на кнопку «Загрузить для редактирования».

После заполнения отчета он появится в разделе «ФСС» > «Все отчёты». Наведите курсором на строку с нужным отчётом и выберите необходимое действие.

После перехода к отправке отчета выберите сертификат для подписи и нажмите на копку «Проверить отчет». Если при проверке отчета будут обнаружены ошибки — нажмите на кнопку «Открыть редактор», исправьте ошибки и перейдите к отправке отчета снова.

Если ошибок нет — нажмите на кнопку «Перейти к отправке».

После этого достаточно кликнуть «Подписать и отправить», и система подгрузит отчет на портал ФСС.

Когда статус сменится на «Получена квитанция», это значит, что отчет сдан. Квитанцию можно открыть и просмотреть, при необходимости — сохранить. Если у расчета статус «Ошибка отправки», значит, что расчет не отправлен и нужно повторить попытку.

Если же статус обозначен как «Ошибка расшифровки» — в ФСС не смогли расшифровать расчет или проверить электронную подпись. Убедитесь, что вы выбрали верный сертификат для того, чтобы подписать расчет, и отправьте снова.

Статус «Ошибка форматного контроля» говорит о том, что расчет не сдан. Необходимо исправить ошибки и заново отправить отчет. Если статус обозначен как «Ошибка логического контроля», значит, получена квитанция с ошибками. О необходимости их исправления нужно сообщить в ФСС.

3 месяца бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Контур.Экстерна

Попробовать

Что такое ускоренная отправка отчета 4-ФСС?

В системе Контур.Экстерн вы можете выбрать так называемый ускоренный способ отправки отчета 4-ФСС в контролирующий орган. Для этого выберите меню «ФСС» > «Загрузить из файла», выберите файл и нажмите на кнопку «Загрузить и отправить».

Как отправить отчет 4-ФСС онлайн

В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено . В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.

Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек
, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.

В первую очередь нужно отметить, что воспользоваться этой возможностью «в последний момент» не получится, т.к. для того, чтобы сдать отчетность через портал, требуется следующее:

  1. расширенные права доступа на портале ФСС;
  2. сертификат ЭЦП организации на ключевом носителе;
  3. сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;
  4. сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1.
Расширенные права доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться* на портале ФСС
по следующему адресу .

*Обратите внимание: уведомление о регистрации приходит на почту с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке. После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты** своей компании на закладке «Организации».

**Обратите внимание: при заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда — обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно смело переходить к формированию Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ
. При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Распечатайте заявление, подпишите его у руководителя, заверьте печатью и отправляйтесь с ним в ФСС. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП»
, который можно (и нужно) скачать на сайте ФСС .

2.
Сертификат ЭЦП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги.

При анализе нескольких удостоверяющих центров было выяснено, что далеко не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для предоставления отчетов в ФСС через портал фонда. Так, например, Такском и Калуга-Астрал отдельно ЭЦП для ФСС не выдают и не продают, только комплексные программные «пакеты» (ФСС + ПФР, ИФНС+ПФР+ФСС) с оплатой годового обслуживания.

Другие удостоверяющие центры сертификаты ЭЦП для ФСС предоставляют, но услуга эта платная. При этом оплачивается не только изготовление самого ЭЦП (около 1500руб.), но и «экспертиза подлинности документов» (около 2000руб.). Недешевое получается удовольствие.

Услуга предоставления ЭЦП для ФСС была обнаружена в Контур-Экстерне. Там можно бесплатно получить ЭЦП и, при желании, воспользоваться их сервисом для отправки отчетности в ФСС***.

***Обратите внимание: данная возможность предоставляется не для всех регионов РФ.

Что необходимо для получения сертификата ЭЦП в Контур Экстерне:

  • зайти на сайт Контур-Экстерн и заполнить заявку на подключение, указав в комментариях «ЭЦП для ФСС РФ» либо обратиться к ним по телефону и попросить регистрационную анкету для заполнения;
  • найти ближайший сервисный центр системы Контур-Экстерн и представить им регистрационную анкету, подписанную руководителем и заверенную печатью организации;
  • через несколько дней (в Москве обещают сделать за 2 дня) забрать ключевой носитель для сертификата ЭЦП в сервисном центре;****
  • получив инициализированный ключевой носитель, сформировать сертификат ЭЦП для подписи и шифрования отчетности в ФСС на этот ключевой носитель (инструкцию и программу для формирования сертификата ЭЦП можно найти на сайте Контур-Эксетрна в разделе «Электронная отчетность в ФСС», а ценные указания можно получить, обратившись в техническую поддержку).

****Обратите внимание: получить ЭЦП для ФСС в Контур-Экстерне можно только на руководителя и забирать его в сервисном центре он обязательно должен лично с паспортом
(такой порядок оформления подойдет не всем компаниям).

3.
Сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про
CSP
или VipNet
CSP

Для работы с ЭЦП Контур-Экстерна должна быть установлена программа СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив данной программы можно скачать на сайте Крипто Про после регистрации.*****

*****Обратите внимание, при регистрации на сайте Крипто Про требуется ввести пароль высокого уровня сложности. Письмо с логином и паролем приходит на почту, указанную при регистрации.

Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом (цена годового обслуживания составляет 1800 руб.).

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты — СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» — Загрузка файлов.

Для начала рекомендуем скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2». В списке предложенных дистрибутивов выбираем тот, который подходит для вашей операционной системы (для Windows- Сертифицированная версия КриптоПро CSP 3.6.6497).

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления — Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. ******

******Обратите внимание: установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора
.

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

4.
Сертификаты ЭЦП ФСС и утилита
для шифрования и подписания ЭЦП документов

Для продолжения работы необходимо скачать с сайта ФСС и установить на свой компьютер следующие файлы:

  • Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;
  • Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;
  • Утилиту для шифрования и подписания ЭЦП документов.

Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП», упомянутыми в 1 пункте.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета в соответствии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющим контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля в соответствии с Приложением к приказу ФСС РФ от 21 марта №53 «Технология приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи».

Данное Приложение можно скачать по тому же адресу, что и сертификаты ФСС РФ.*******

*******Обратите внимание, что контрольные соотношения показателей с большой долей вероятности будут отличаться от цифр, полученных налогоплательщиком при пошаговом расчете. Так, например, при шифре страхователя 041, Контрольное соотношение №3 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,019*
Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). При шифре страхователя 071, Контрольное соотношение №5 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,029*
Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). Кроме того, необходимо обращать внимание, чтобы месячные показатели при подсчете давали итоговые показатели (т.е. если пришлось подправлять итоговые суммы, нужно проверить, чтобы суммы по месяцам складывались в этот итог и в случае необходимости — подправить суммы за месяц).

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭЦП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно через шлюз ФСС . После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор
— обязательно запишите и сохраните этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором
отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом
, подтверждающим факт приемаотчета ФСС. ********

Спомощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4
на вкладке «Проверить подпись
»
можно расшифроватьи проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

********Обратите внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

Примечание.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

  • меню «Сервис» — «Свойства обозревателя» — вкладка «Дополнительно» — Восстановить значения по умолчанию
    ;
  • Далее сделайте настройки:

— вкладка «Безопасность» — Надежные узлы — кнопка «Другой» — элементы Active X и модули подключения — выбрать «включить» во всех подразделах
;

— вкладка «Конфиденциальность» — Параметры — выбрать уровень низкий
;

— вкладка «Конфиденциальность» — Блокирование всплывающих окон — Включить блокирование всплывающих окон — галочку снять
;

— вкладка «Дополнительно» — «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» — галочки поставить
;

— вкладка «Дополнительно» — Показывать уведомление о каждой ошибке сценария — галочку поставить;

— вкладка «Общие» — История просмотра — кнопка «Удалить» — удалить
Cookie
, временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.

В заключение необходимо отметить, что процесс получения сертификатов, установки и настройки программ, необходимых для предоставления отчетности в электронном виде через портал ФСС весьма трудоемкий и под категорию «легко и просто» никак не подпадает. На каждом этапе бухгалтер может столкнуться с трудностями и препятствиями. Очень надеемся, что наша статья поможет получить общее представление об объеме предстоящей работы и ответит на возникающие в процессе вопросы.

4-ФСС в электронном виде
сдается только в виде файла в формате XML, подписанного квалифицированной электронной подписью. Изучим, каким образом отправить соответствующий вид отчетности в ФСС с учетом указанных критериев.

Кто сдает 4-ФСС в электронном виде

Сдавать форму 4-ФСС в электронном варианте обязаны работодатели, у которых среднесписочная величина штата составляет 25 человек и более. Для электронной версии документа установлены отдельные сроки сдачи — до 25 числа месяца, что идет за отчетным кварталом (в то время как бумажную форму нужно предоставлять в ФСС до 20 числа).

Важнейшее условие для отправки 4-ФСС в электронном виде — наличие квалифицированной ЭЦП, оформленной в Удостоверяющем центре (например, в компании «КриптоПро»). Соответствующая ЭЦП должна быть размещена:

  • на электронном носителе, подключаемом к компьютеру, например на флешке или eToken;
  • в реестре операционной системы.

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !

Но самая, вероятно, главная задача при сдаче электронной отчетности 4-ФСС — сформировать ее в файле формата XML, который подписан с помощью ЭЦП. Данный файл может быть сформирован с помощью программы для подготовки электронной отчетности, если она используется фирмой (например, «1С»).

Вместе с тем подготовить форму 4-ФСС в XML-формате также можно онлайн — через сайт ФСС. Изучим, как именно.

Сдача 4-ФСС в электронном формате 2017-2018 годах: XML-файл через портал ФСС

Для того чтобы подготовить отчет 4-ФСС в виде файла XML через сайт ФСС, нужно:

  1. Зайти на страницу http://fz122.fss.ru, выбрать «Регистрация» (вверху слева), ввести требуемые данные, выбрать «К шагу 2».
  2. Зайти в почтовый ящик, указанный при регистрации, найти письмо от ФСС, перейти по содержащейся в нем ссылке.
  3. Войти в аккаунт, используя логин и пароль, которые были указаны при регистрации.
  4. Последовательно перейти по ссылкам «Профиль», «Организации», «Добавить». Ввести данные (выбрав при этом опцию «Сторонняя организация»), нажать «Сохранить».
  5. Выбрать «Заявление страхователя», проверить, нажать кнопку «Напечатать». Подписать, отнести в офис ФСС лично. Дождаться письма на электронную почту с подтверждением расширенных прав доступа на сайте ФСС.
  6. Войти в аккаунт — но уже через страницу portal.fss.ru. Выбрать «Форма-4», затем — «Мои шаблоны Ф4», после — «Добавить отчет».
  7. Заполнить документ, нажать «Проверить», исправить ошибки при необходимости.
  8. Нажать «Выгрузка в XML», сохранить XML-файл на компьютере.

Действия по пп. 1-8 в случае использования специальной программы для отчетности будут, очевидно, заменены на те, что осуществляются в данной программе. Конечным их результатом так или иначе должно быть создание отчета 4-ФСС в XML-формате.

Подписание и отправка XML-отчета через программу

В этих целях нужно:

  1. Зайти на сайт http://fss.ru, выбрать «Удостоверяющий центр». Скачать самые свежие файлы в разделах «Квалифицированные сертификаты». Установить в любой последовательности оба сертификата, запуская их двойным щелчком — как обычную программу (при установке указать опцию «Автоматически выбирать хранилище»).
  2. Зайти на сайт http://fss.ru, кликнуть по ссылке «Скачать программы», выбрать ту, что отвечает за подписание и шифрование документов, скачать ее в виде архива.
  3. Вставить флешку или eToken с электронным ключом, выданным удостоверяющим центром (например, «КриптоПро») в компьютер (если электронная подпись не прописана в реестре ОС). Запустить файл arm.exe из скачанного архива.
  4. На вкладке «Подписать и расшифровать» указать нужное значение в строке «Криптопровайдер» (какое именно — уточните в службе поддержки Удостоверяющего центра).
  5. На той же вкладке в строку «Личный сертификат» добавить сертификат, оформленный на сотрудника, уполномоченного отправлять отчеты в ФСС.
  6. Нажать «Установить сертификат уполномоченного лица ФСС».
  7. В строке «Файл для подписи» выбрать сохраненный XML-файл формы 4-ФСС. Дождавшись появления строкой ниже такого же названия файла, но с расширением ef4, нажать «Подписать и зашифровать».
  8. Нажать «Отправить в ФСС». Записать или запомнить точное время отправки. Перейти на вкладку «Отправленные отчеты» и дождаться, пока там появится статус «Успешно обработан» в строке, в которой указано время, совпадающее с записанным. Если потребуется, нажать «Обновить» через некоторое время.

Отправка отчета через сайт ФСС

Отправить XML-файл, подготовленный в порядке, рассмотренном нами выше, можно и через сайт ФСС. Для этого нужно:

  1. После нажатия кнопки «Подписать и зашифровать» зайти на страницу http://f4.fss.ru, выбрать «Отправить документ».
  2. Нажать на «Выберите файл», затем указать зашифрованную форму 4-ФСС (с расширением ef4), которая находится на компьютере. Нажать «Отправить».
  3. На вкладке «Проверка и контроль» отследить статус обработки отчета. После ее завершения с данной вкладки можно будет скачать квитанцию.

Отметим, что процедура обработки в данном случае может занять довольно долгое время. Поэтому имеет смысл, находясь на странице «Проверка и контроль», записать идентификатор документа. Позже при необходимости (например, если компьютер в течение некоторого времени будет выключен или браузер закрыт) можно будет ввести его в целях проверки статуса отчета на соответствующей странице вручную.

Используя идентификатор, можно в любой момент — через ту же вкладку «Проверка и контроль» — распечатать квитанцию ФСС о приеме отчета.

Отправка электронной формы 4-ФСС осуществляется в 2 этапа. На первом данный отчет создается в формате XML (с помощью специальной программы или онлайновых сервисов на сайте ФСС). На втором — подписывается и отправляется в ФСС через сайт ведомства.

Для этой процедуры предусмотрена специальная форма 4-ФСС, в которой предусмотрены разделы для отражения начисленных и уплаченных страховых взносов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством; страхование от несчастных случаев на производстве; выплаты по беременности и родам; при наступлении других страховых случаев. Особый порядок уплаты взносов, предусмотренный для льготных категорий страховщиков, также отражается в специальном разделе. В отдельных таблицах производится расчет базы для начисления страховых взносов и выплат при наступлении страховых случаев. Отчетность в течение года ведется с нарастающим итогом.

Сроки и порядок сдачи отчетов в ФСС

Текущие промежуточные и годовые отчеты должны сдаваться в территориальный филиал ФСС до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом). Все необходимые данные для сдачи отчетности можно найти в карточке, которая была выдана при регистрации.

Сдать отчет можно несколькими способами: лично отнести в филиал ФСС, сдать бумажную форму отчета инспектору и дождаться проверки. В этом случае можно уточнить все неясные моменты и при необходимости переделать отчет. Если в отчете все показатели отражены правильно, на втором экземпляре сотрудник ФСС ставит отметку о принятии отчета. Исправления и помарки, использование корректирующих средств не допускается.

Очень удобен способ отправки отчетности посредством телекоммуникационных средств связи. Для этого понадобится специальная программа (распространяется свободно) и электронная цифровая подпись, которую нужно ежегодно покупать в аккредитованных организациях. Сдачу отчета в этом случае можно подтвердить, распечатав протокол приема сведений, который формируется автоматически в момент приема отчета сотрудником ФСС.

На случай возникновения непредвиденных ситуаций есть и еще одна возможность – отправить по почте заказным письмом отчет на электронном носителе и его должным образом заверенный бумажный вариант. Письмо должно содержать опись вложения. Временем сдачи отчета в этом случае будет служить дата, указанная на квитанции почтового отправления. Этот способ можно использовать, если возникли некие обстоятельства, не позволяющие выполнить эту обязанность иным способом: неисправен ПК, нет доступа в интернет, а ехать в ФСС уже поздно. Этот метод законен, но не слишком удобен.

Штрафы за непредставление отчетов в ФСС

За несвоевременную установлены штрафные санкции в размере 5% от суммы начисленных страховых взносов в отчетном периоде, но не менее 1000 руб. При выявлении при проведении камеральной проверки неточности в отчетности, занижении страховых взносов предусмотрен штраф в 20% от неуплаченной суммы.